KAS KECIL

1. Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

A. Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil

B. Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

2. Karakteristik Dana Kas Kecil

 1) Jumlahnya dibatasi sehingga tidak melebihi atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah
      ditentukan oleh manajemen perusahaan.
 2) Digunakan untuk menandai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.
 3) Disimpan di tempat khusus.
 4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan ditingkatan pemula.

3. Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengelola kas kecil:

1. Formulir bukti kas masuk
2. Formulir bukti kas keluar
3. Formulir permohonan pengisian kas kecil.
4. Berbagai macam bukti transaksi
5. Peti uang
6. Ordner
7. Buku kas
8. Alat tulis
9. Komputer
10. Printer
11. Perforator
12. Stapler
13. Tab/guide
14. Kalkulator

4. Pelatan/Dokumen Yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil

1) Bukti Kas Keluar
 2) Cek
 3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
 4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
 5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

5. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

1) Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)    

 Adalah Jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang      diserahkan kepada      kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.     Ciri-Ciri Sistem Dana Tetap :    1) Pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kas umum dengan menyerahkan         bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan.    2) Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang jumlahnya sama        dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan.    3) Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti-bukti pengeluaran dicatat         dalam jurnal pengeluaran kas oleh pemegang kas umum      Keuntungan sistem dana tetap :    1) Menghemat waktu bagi kasir kas kecil karena tidak diganggu setiap kali terjadi         pembelian atau pengeluaran kas kecil.    2) Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.     

 2) Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund System)    

 Suatu sistem pengelolaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung     pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu       dua minggu, satu bulan,dsb.     Ciri-Ciri Pengelolaan Sistem Dana Tidak Tetap     1) Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debet dalam akun kas         kecil.     2) Bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet          akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.     3) Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan         perkembangan         kegiatan bagian-bagian pemakai dana. 

6. Pihak(Fungsi)yang terkait dalam pengelolaan kas kecil :

a.       Fungsi Kasa/kasir.

b.      Fungsi Akuntansi/Jurnal.

c.       Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil.

d.      Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai (Pemakai Kas Kecil).

e.   Fungsi Intern

7. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil

A. Pemakai Dana Kas Kecil

1)      Membuat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2. dan  dikirimkan kepada pemegang kas kecil.

2)      Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.

3)      Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut Nomor Urut

4)      Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung

5)      Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)

6)      Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada Pemegang kas kecil.

7)      Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas

8)      Mengarsipkan kembali PPKK-1

B. Pemegang Dana Kas Kecil

1)      Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.

2)      Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1

3)      Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad.

4)      Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.

5)      Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil

6)      BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.

7)      Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.

C. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:

1)      Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

2)      Fungsi Bagian Utang

3)      Bagian Kasa/kasir

4)      Bagian Jurnal

5)      Bagian kartu Biaya

D. Pemegang Dana Kas Kecil

1)      Pemegang Kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K)

2)      Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.

3)      Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Utang

4)      Menguangkan cek ke bank

5)      Menyiimpan uang tunai

6)      Mengarsipkan BKK lembar ke 3

E. Bagian Utang

1)      Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.

2)      Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar

3)      Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar

4)      BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).

5)      BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa

6)      Menerima cek, BKK1, PP3K2, BPKK dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

7)      Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K1.

8)      Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal

F. Bagian Kasa

1)      Menerima BKK1 dan 2, PP3K2, BPKK dan DP dari bagian utang.

2)      Mengisi cek dan meminta tanda tangan aas cek kepada Direktur Keuangan

3)      Menyerahkan Cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.

4)      Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

G. Bagian Jurnal/Akuntansi

1)      Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari  bagian utang.

2)      Mengisi Register cek dari BKK 1

3)      Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut Nomor urut.

H. Bagian Kartu Biaya

1)      Menerima  BKK lembar 2 dan PP3K2 dari bagian utang.

2)      Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2.

3)      Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut nomor urut.

Dikutip oleh :  Sukahati Duha